Ο τυπικός χρόνος διατήρησης των φορολογικών βιβλίων και των στοιχείων είναι η πενταετία, αλλά στην ουσία, προκειμένου να μην έχει απολύτως κανένα πρόβλημα ο φορολογούμενος, οφείλει να τηρεί τα βιβλία μέχρι και 20 έτη!
Η ελαστικότητα του χρόνου διαφύλαξης των βιβλίων οφείλεται στη φορολογική νομοθεσία, η οποία προβλέπει διαφορετικούς χρόνους παραγραφής, ανάλογα με τη φύση κάθε υπόθεσης.
Στο πλαίσιο αυτό, για να είναι κανείς απολύτως σίγουρος, οφείλει να διατηρεί τα φορολογικά βιβλία, μέχρι και 15 χρόνια, για υποθέσεις που είναι ανοιχτές το έτος 2011 και προγενέστερα και για 20 χρόνια, για τις υποθέσεις από το 2012 και μετά.
Ειδικότερα, ο γενικός κανόνας παραγραφής των φορολογικών υποθέσεων είναι η πενταετία αλλά στην ουσία είναι εξαετία, ήτοι 5+1 έτη. Όμως, για τις υποθέσεις από το 2012 και μετά, ισχύει ο κανόνας της 20ετούς παραγραφής. Αυτό σημαίνει ότι αν στην εικοσαετία, (για τις υποθέσεις από το 2012 και εφεξής) βρεθεί κάποιο στοιχείο που παραπέμπει σε φοροδιαφυγή, τότε μπορεί να ασκηθεί φορολογικός έλεγχος και ο φορολογούμενος καλό θα είναι, να έχει και τα φορολογικά βιβλία προκειμένου να αντικρούσει τις αιτιάσεις των φορολογικών αρχών.
Πιο αναλυτικά, σχετικά με τους χρόνους παραγραφής των φορολογικών υποθέσεων και τους χρόνους διατήρησης των βιβλίων, από τις εγκυκλίους της ΑΑΔΕ και τις αποφάσεις Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών, ισχύουν τα ακόλουθα:
- Η κανονική περίοδος παραγραφής είναι πενταετής. Η πενταετία αρχίζει να μετράει αμέσως μετά το τέλος του έτους εντός του οποίου πρέπει να υποβληθεί η σχετική φορολογική δήλωση. Π.χ. η προθεσμία παραγραφής υποθέσεων φορολογίας εισοδήματος του έτους 2013 λήγει στις 31-12-2019, δηλαδή 5 έτη ακριβώς μετά την 31η-12-2014. Τυπικά, ο φορολογούμενος μπορεί να καταστρέψει τα φορολογικά του, με τη λήξη της εξαετίας. Όμως μπορεί να εμπίπτει στις ακόλουθες κατηγορίες.
- Για τις υποθέσεις φορολογίας εισοδήματος, για τις οποίες οι επιτηδευματίες «ξέχασαν» να υποβάλουν έγκαιρα φορολογικές δηλώσεις η προθεσμία παραγραφής επεκτείνεται από 5 σε 8 χρόνια. Παράδειγμα, οι υποθέσεις φορολογίας εισοδήματος που αφορούν στη χρήση του 2010, αλλά οι επιτηδευματίες «ξέχασαν» να υποβάλουν έγκαιρα φορολογικές δηλώσεις και τις υπέβαλαν εντός του 2016. Για τις συγκεκριμένες υποθέσεις η βασική προθεσμία παραγραφής, που είναι 5 χρόνια, έληξε κανονικά στις 31-12-2016 (5+1 έτος από το τη φορολογική χρήση), εφόσον υποβάλλονταν εμπρόθεσμη φορολογική δήλωση. Ωστόσο επειδή υποβλήθηκε εκπρόθεσμη δήλωση το 2016, η προθεσμία παραγραφής επεκτείνεται για μια τριετία ακόμη μέχρι και 31-12-2019. Το ίδιο ισχύει και για τα επόμενα έτη.
- Όλες οι υποθέσεις φορολογίας εισοδήματος και ΦΠΑ παραγράφονται σε 5+1 έτος. Όμως αν οι φορολογικές αρχές βρουν «συμπληρωματικά στοιχεία» (π.χ. ένα πλαστό τιμολόγιο ή κατάθεση σε τράπεζα του εξωτερικού με έδρα χώρα με την οποία δεν έχει υπογραφή σύμβαση αμοιβαίας συνδρομής) η παραγραφή εκτείνεται στη δεκαετία. Για παράδειγμα, οι υποθέσεις φορολογίας εισοδήματος και ΦΠΑ της χρήσης του 2009, για τις οποίες προέκυψαν «συμπληρωματικά» στοιχεία, μένουν ανοιχτές μέχρι και 31η Δεκεμβρίου 2019 κ.ο.κ.
- Για τις υποθέσεις ΦΠΑ, για τις οποίες δεν υποβλήθηκε εκκαθαριστική δήλωση ΦΠΑ, ισχύει 10ετής περίοδος παραγραφής.
- Στις περιπτώσεις που για κάποιο έτος δεν υποβλήθηκε δήλωση φορολογίας εισοδήματος ή υποβλήθηκε εκπρόθεσμη αρχική δήλωση φορολογίας εισοδήματος, η προθεσμία παραγραφής είναι 15ετής. Αυτό σημαίνει ότι η εφορία έχει το δικαίωμα να διενεργήσει ελέγχους και να επιβάλει πρόστιμα και προσαυξήσεις, μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2019, για τις υποθέσεις της φορολογικής χρήσης του έτους 2003 (υποβολή δήλωσης το έτος 2004). Για τις συγκεκριμένες υποθέσεις πρέπει να διευκρινιστεί, ότι με βάση τη νέα απόφαση του ΣτΕ, η 15ετία είναι το μέγιστο χρονικό όριο παραγραφής, ακόμη και αν υποβληθεί εκπρόθεσμη δήλωση στο 13, 14, ή 15 έτος, από το έτος υποχρέωσης. Δηλαδή, ενώ μέχρι τώρα, η προθεσμία παραγραφής επεκτεινόταν για μια τριετία στην περίπτωση υποβολής εκπρόθεσμης δήλωσης, το ΣτΕ αποφάσισε ότι η επέκταση της τριετίας δεν μπορεί να εκτείνει τον χρόνο πέραν της 15ετίας.
- Για τις υποθέσεις από το έτος 2012 και μετά, η παραγραφή ανέρχεται σε 20 χρόνια περίοδος κατά την οποία η Εφορία μπορεί να ανοίξει οποιαδήποτε υπόθεση αν διαπιστώσει και τεκμηριώσει φοροδιαφυγή.
Τα παραπάνω σημαίνουν ότι ο φορολογούμενος προκειμένου να είναι βέβαιος, θα πρέπει να τηρεί τα φορολογικά βιβλία για μια 20ετία, προκειμένου, αν χρειαστεί να αντικρούσει τους ισχυρισμούς των φορολογικών ελεγκτών.
